Las nuevas tecnologías han transformado profundamente nuestra forma de comunicarnos, interactuar con el entorno y, por supuesto, de trabajar. La digitalización de las empresas ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una necesidad para ser competitivos en un mercado que se ha transformado y sigue transformándose radicalmente día a día.

Si aún tienes dudas sobre cómo digitalizar tu empresa y el proceso te resulta abrumador, en este artículo te ayudamos a comprender en qué consiste, sus beneficios, cómo implementarlo con éxito, y de qué manera te pueden ayudar las soluciones de Docuware.

La digitalización es el proceso por el cual las empresas transforman la información de un formato analógico a uno digital mediante el uso de tecnologías avanzadas. Esto incluye la conversión de documentos físicos, la automatización de tareas repetitivas y la implementación de sistemas digitales para mejorar la eficiencia operativa.

Por otro lado, la transformación digital tiene un alcance más amplio, integrando cambios culturales, estratégicos y tecnológicos para adaptar todos los aspectos de una empresa al entorno digital. Supone un cambio global en el modelo de negocio, que abarca numerosas operaciones para automatizar procesos, reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del servicio. Esta transformación abarca desde la automatización de procesos hasta la implementación de plataformas colaborativas y sistemas avanzados de análisis de datos.

La digitalización de la información es un primer paso imprescindible, sin el cual no es posible la transformación digital completa de una empresa. La digitalización de los documentos de una organización ofrece ventajas como: un acceso rápido a la información incluso en remoto, un archivado seguro de los datos y ahorro de tiempo.

Aunque digitalizar grandes volúmenes de documentos puede parecer una tarea muy laboriosa, herramientas como las soluciones de gestión documental de DocuWare facilitan enormemente este proceso, ya que permite digitalizar, organizar y almacenar documentos en un solo lugar, ofreciendo acceso centralizado y seguro a toda la información empresarial.

Actualmente las ventajas de digitalizar una empresa son incuestionables. Ya no es simplemente una opción a considerar; con la entrada de la Ley de Facturación Electrónica, por ejemplo, todas las facturas deberán ser digitales. Del mismo modo para cumplir con normativas como la protección de datos, se hace necesario contar con herramientas que garanticen el cumplimiento de todas las regulaciones, mientras facilitan el acceso rápido a la información. Además, estas herramientas actúan como plataformas colaborativas que fomentan la posibilidad de conectarse en remoto. En definitiva, la digitalización es esencial para mantenerse competitivo y actualizado en un mercado en constante evolución.

La digitalización también conlleva una serie de ventajas, entre las que destacan:

• Eficiencia operativa: la automatización de procesos manuales incrementa el rendimiento, reduce costos y libera a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas. 
• Medición del rendimiento: la digitalización permite monitorear el progreso de las tareas, acceder a datos en tiempo real y tomar decisiones basadas en análisis estratégicos y cuantificables. 
• Sostenibilidad: la reducción del uso de papel y la minimización de desplazamientos contribuyen a disminuir el impacto ambiental. 
• Mayor competitividad: las empresas digitalizadas están más preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y responder rápidamente a las demandas de los clientes. 
• Ahorro de tiempo: automatizar procesos elimina la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas, lo que no solo mejora la productividad, sino que también incrementa la motivación de los empleados. 
• Ahorro de costes: más allá de los ahorros en papel, impresoras, tóners y espacio de almacenamiento, la digitalización optimiza el uso del tiempo del personal, permitiendo que se concentre en actividades más estratégicas y cualificadas.  
• Cumplimiento de las normativas y mejora de la seguridad: con la digitalización, es posible restringir el acceso a documentos de manera fiable y segura, protegiendo los datos sensibles y evitando pérdidas de documentos físicos. Además, el uso de software especializado como DocuWare asegura el cumplimiento de normativas clave, como la Ley de Facturación Electrónica y las regulaciones de protección de datos (por ejemplo, la RGPD). 

Los Sistemas de Gestión Documental, o Document Management Systems, (DMS por sus siglas en inglés) son soluciones digitales diseñadas para facilitar el procesamiento, almacenamiento y gestión centralizada de documentos. Estas herramientas permiten sustituir los archivos físicos por versiones digitales, mejorando significativamente su organización, búsqueda e indexación. Sin duda, los DMS son una pieza clave en la digitalización de cualquier empresa.

Un software de gestión documental como DocuWare no solo permite digitalizar y almacenar documentos de forma segura, sino que también admite una amplia variedad de formatos, incluyendo imágenes, archivos de texto y otros tipos de datos. Esto asegura que toda la información de la empresa esté centralizada y sea fácilmente accesible desde cualquier lugar.
Docuware, además, ofrece herramientas innovadoras que garantizan un archivado seguro, automatización de flujos de trabajo y una gestión eficiente de contratos, pedidos y facturas.

Un paso más allá en la transformación digital de las empresas viene de la mano del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP, por sus siglas en inglés). Esta tecnología aprovecha la Inteligencia Artificial para automatizar tareas avanzadas, como la preparación, clasificación y lectura de documentos con alta precisión. Por ejemplo, mediante el uso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el IDP puede extraer datos clave de facturas, contratos u otros documentos, agilizando la gestión administrativa y aumentando la eficiencia operativa.

En resumen, los DMS y tecnologías como el IDP no solo contribuyen a la digitalización de documentos, sino que transforman por completo la forma en que las empresas manejan su información.